Poder notarial en España: 5 cosas que debes hacer bien.

Cuando una empresa se establece en España, especialmente como filial de una empresa matriz internacional, es habitual emitir un Poder Notarial (POA).

Poder notarial en España

¿Por qué? Para que alguien en el terreno pueda actuar en nombre de la empresa. Esto podría incluir la firma de contratos, la presentación de documentos o simplemente asegurarse de que la nómina se pague a tiempo.

Si se hace correctamente, un POA desbloquea todo.

Si se hace mal, puede atarle las manos silenciosamente.

He visto cuentas bancarias congeladas, nóminas retrasadas y operaciones enteras estancadas, todo porque el poder notarial no era adecuado para su propósito.

A continuación se presentan 5 errores comunes que se deben evitar:

1. Conozca los dos tipos.

Básicamente existen dos tipos de poder notarial en España:

-Poder registrado (visible en el Registro Mercantil, ampliamente aceptado, especialmente por los bancos)

-POA no registrado (válido pero debe presentarse físicamente… y los bancos casi siempre lo rechazan)

Si tu equipo necesita operar en España, no sólo representarlo, regístralo.

...Y si un poder notarial registrado queda obsoleto, por ejemplo, si un empleado se va o cambia un asesor, debe cancelarse de oficio. De lo contrario, dicha autorización permanece en el registro público.

2. Delimite el alcance adecuadamente.

Un POA estrecho puede parecer ordenado, pero puede desmoronarse operativamente.

Asegúrese de que cubra la autoridad para:

• Firmar contratos

• Abrir y operar cuentas bancarias

• Presentar declaraciones de impuestos y seguridad social

• Aprobar y ejecutar la nómina

3. Consiga los firmantes correctos.

Esto genera confusión constantemente. El poder notarial debe ser otorgado por la entidad legal competente y contar con las aprobaciones corporativas correspondientes. De lo contrario, se rechaza.

4. Verifique la fecha de caducidad.

Algunos poderes notariales tienen fecha de vencimiento preestablecida o se invalidan cuando cambian los directores. Un buen poder notarial emitido hace tres años podría volverse inútil si nadie lo vigila.

5. Pruebe antes de confiar.

Siempre hacemos un ensayo.

No basta con que el POA parezca correcto.

¿Lo aceptará el banco? ¿Lo aceptará el registro? ¿Resistirá la presión?

Si no ha revisado su configuración de POA en los últimos 12 meses, hágalo ahora.

No después de que tu primer pago falle.

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¿Necesita ayuda para asegurarse de que el suyo sea válido, estratégico y hermético?

Esta es una de las primeras cosas que verificamos en nuestros nuevos clientes, porque muchos lo han aprendido a las malas.